Home Office einrichten – Im Zuge der Digitalisierung arbeiten immer mehr Menschen von zuhause aus. Arbeitnehmer, aber auch Selbstständige, die sich anfangs Miete für ein eigenes Büro sparen, nebenberuflich oder hauptberuflich. Tipps für die Einrichtung des eigenen Home Office Bereichs sind viel Wert. Insbesondere, wenn Du eine kleine Wohnung hast. Die richtige Software für Team Besprechungen, Datenaustausch aber auch Zugriffe auf Server: Was braucht ein gutes Home Office für effektive Arbeit? Hier sind Tipps für Software, Beleuchtung, Einrichtung und vieles mehr für Deinen Arbeitsplatz zuhause. Tipp: Home Office absetzen? Lerne mehr über das Thema: Steuererklärung.
Zuhause arbeiten und Geld verdienen: Tipps
Für Angestellte, Arbeitgeber und Selbstständige bringt das Home Office viele Vorteile mit sich:
Angestellte
Als Angestellter musst Du Dich fortan täglich (zum Teil) selbst organisieren. Dir selbst Prioritäten, aber auch Ziele setzen. Oft steht für das Home Office nicht allzu viel Platz zur Verfügung, deshalb muss es besonders sorgfältig geplant werden. Dabei geht es primär nicht nur um PCs und Software, sondern natürlich auch um die Details, wie zum Beispiel Dekoration im Raum und die Frage, wann Dekoration ablenkt? Weitere Fragen sind: Sollte ich feste Arbeitszeiten einhalten? Mittagspause, ja oder nein?
Arbeitgeber
Für Arbeitgeber kann die Etablierung von Home Office Angeboten für Mitarbeiter zusätzlichen Benefit im Rekruiting erzeugen. Durch die flexible Einstellung zur Heimarbeit steigt die Marke des Arbeitgebers im Wert. Dementsprechend sorgt die Etablierung von Home Office Angeboten für Mitarbeiter auch für positive Empfehlungen. Das wiederum unterstützt Dein Rekrutierung als Arbeitgeber, durch die Empfehlung der eigenen Mitarbeiter. Home Office ist eine angenehme Sache für Arbeitgeber, aber natürlich auch für Selbständige.
Selbstständige
Viele haben den Wunsch sich selbstständig zu machen, aus den unterschiedlichsten Gründen. Natürlich ist der Wunsch nach Freiheit und selbstbestimmten Arbeitszeiten irgendwo in jedem Arbeitnehmer. Manche starten ihre Selbstständigkeit aus einer bestehenden Beschäftigung, andere wiederum machen sich nebenberuflich selbstständig. Selbstständigkeit ist aber auch unter Studenten beliebt und natürlich auch bei Arbeitslosen, die so Ihr eigenes Standbein aufbauen wollen. Statt allein ein (für den Start) teures Büro anzumieten, kann man mit den Möglichkeiten der Digitalisierung gut von Zuhause arbeiten, organisieren, verkaufen und planen. So wird nicht mehr nur die Steuererklärung zuhause gemacht, sondern das ganze Business.
Egal ob Mitarbeiter im Unternehmen oder Selbstständigkeit, die Einrichtung des Home Office spielt für die Effektivität am Arbeitsplatz eine große Rolle.
Home Office einrichten
PC anschalten oder Laptop aufklappen, Software starten und schon kann es losgehen! Egal ob Du eine kleine oder eine große Wohnung hast, mit den heutigen technischen Möglichkeiten kannst Du hervorragend zuhause arbeiten. Du hast nur wenig Platz oder wenig Budget für die Kosten der Einrichtung? Dann helfen Dir unsere Tipps beim Aufbau Deines eigenen Home Offices!
6 Tipps für Dein Home Office:
- Sorge für ausreichend Licht
- Ordnung halten und Ablenkungen vermeiden
- Richtige Kleidung
- Guter Bürostuhl
- Arbeitszeiten festlegen
- Essen nicht vergessen, Mittagspausen einhalten
Sorge für ausreichend Licht
Licht hat eine wunderbare Wirkung auf die Effektivität! Unsere Redaktion ist im Penthouse, dementsprechend sind wir verwöhnt vom Sonnenlicht. Wir hatten aber zu Beginn auch andere Büros, beispielsweise mit Blick auf ein gegenüberliegendes Gebäude und fünf Stockwerken über uns. Dementsprechend dunkel war es in den Morgen- und Abendstunden, aber auch im Winter und im Herbst.
Wenn Deine Umgebung zu dunkel ist, sinkt Deine Effektivität, da die Müdigkeit über die Zeit schneller steigt. Je schneller Du müde wirst, desto eher wirst Du zu Hause in die Versuchung kommen, Feierabend zu machen. Schließlich gibt es keine anderen Kollegen, die Dich motivieren und aufbauen! Wenn es nur ein kleines Gespräch ist, ein lustiger Scherz in der Mittagspause oder die Kollegin, die eine süße Katze auf Instagram zeigt! Ohne Ablenkung durch andere gerätst Du schnell in einen Tunnel.
Damit Du selber fit bleibst und Deine Aufgaben gut erledigen kannst, solltest Du Deinen Arbeitsplatz zu Hause stets an einer guten Lichtquelle aufbauen, also am besten direkt am Fenster. So kannst Du mit vorwiegend natürlichem Licht arbeiten und musst nicht auf Lampen zurückgreifen.
Wie hell muss es sein?
Die Beleuchtungsstärke wird in Lux gemessen. Die Beleuchtungsstärke an Arbeitsplätzen ist sogar gesetzlich vorgeschrieben.
Hier ein kleiner Vergleich zum natürlichen Licht: Ein wolkenfreier Sommertag kann bis zu 100.000 Lux erreichen, bei bewölktem Himmel immerhin noch 20.000 Lux. Im Winter sinken die Werte und liegen bei nur noch 4.000 Lux. Dies sind die gesetzlichen Werten, die Arbeitgeber in ihren Firmen einhalten müssen. Hier siehst Du die nötigen Beleuchtungsstärken für Büros und büroähnliche Arbeitsbereiche (Auszug aus ASR A3.4 „Beleuchtung“ – Anhang 1).
Tätigkeit und Arbeitsplatz und Mindestwert der Beleuchtungsstärke:
- Ablegen, Kopieren – 300 lx
- Schreiben, Lesen, Datenverarbeitung – 500 lx
- Technisches Zeichnen (Handzeichnen) – 750 lx
- Archive – 200 lx
Du siehst also, Du kannst auch ohne die Stärke von natürlichem Tageslicht gut arbeiten. Jedoch siehst Du an den Zahlen auch: Je anspruchsvoller der Job, desto heller die Räumlichkeiten. Denn Konzentration fordert Licht. Achte deshalb darauf, dass Du Dein Büro zu Hause, so nah wie möglich am Fenster platzierst oder zumindest gut beleuchtest, sowohl von der Decke als auch von den Seiten.
Zimmer ohne natürliches Licht – Tipps für die Beleuchtung:
Solltest Du in einem Zimmer ohne natürliche Lichtquelle arbeiten oder nicht direkt am Fenster arbeiten können, dann empfehlen wir Dir drei Beleuchtungen. Eine starke Lichtquelle von oben sowie eine zusätzliche von links und rechts, die etwas schwächer Licht von der Seite geben. So ist Dein Arbeitsplatz optimal ausgeleuchtet.
Ordnung halten und Ablenkungen vermeiden
Jegliche Form von möglichen Ablenkungen solltest Du in der Nähe Deines Arbeitsplatzes zu Hause entfernen. Der Bluetooth Lautsprecher für Musik, vielleicht sogar die Fernbedienung für Dein Smart TV. Zu Hause gibt es viele Ablenkungen und von ihnen solltest Du Dich definitiv fernhalten. Wenn Du zum Beispiel einmal in Versuchung kommst, den Fernseher einzuschalten und plötzlich packt Dich eine bestimmte Serie, kommst Du nur schwer wieder davon weg.
Du solltest an Deinem Arbeitsplatz zu Hause aber nicht nur an Ablenkungen denken, die Dir begegnen können, sondern auch an die Ordnung. Gerade nach ein paar Tagen zu Hause, lässt man sich schnell gehen. Aus dem einen alten Blatt Papier werden schnell zehn. Jeden Tag staut sich eine weitere Kaffeetasse. All das musst Du verhindern! Auch wenn Du zu Hause arbeitest, solltest Du dieselbe Disziplin aufweisen wie am Arbeitsplatz. Gerade wenn Du nur wenig Platz hast und Dein Arbeitsplatz nur aus zwei Quadratmetern besteht: Diese zwei Quadratmeter sind Dein Büro! Hier soll Dich nichts ablenken, Dein Arbeitsplatz ist ordentlich und Du diszipliniert.
Wo wir gerade beim Thema aber Disziplin sind…
Richtige Kleidung
Am ersten Tag zu Hause sind die meisten den Umständen entsprechend noch gut gekleidet. Doch spätestens am dritten, vierten Tag nimmt das Selbstverständnis schnell ab. Schließlich sieht Dich ja sowieso keiner!
Natürlich darf es zu Hause ein Stückchen bequemer sein als im Büro. Aber spätestens, wenn Du in Boxershorts oder Panties am Arbeitsplatz sitzt, solltest Du allerdings über Deine Kleidung nachdenken. Denn Kleidung macht Leute! So wie schon Karl Lagerfeld sagte:
Menschen die Jogginghosen tragen haben die Kontrolle über ihr Leben verloren
Da ist etwas Wahres dran! Vor allem die Männer kennen es sicher: 8 Tage Bart, Boxershorts. Ein absolutes No-Go! Denn es nimmt Dir selbst die Effizienz. Tue Dir selbst etwas Gutes und lass Dich nicht hängen, denn dadurch verringert Du Deine eigene Arbeitsleistung.
Guter Bürostuhl
Manche sitzen gern extrem bequem und lehnen sich im Bürostuhl zurück, andere mögen das gerade sitzen und wieder andere nutzen ergonomisch geformte Stühle. Was auch immer Dein Favorit ist, hier wirst Du sehr viel Zeit verbringen! Deshalb solltest Du schon im Vorfeld vom Bürostuhl Kauf über die wichtigsten Faktoren und die verschiedenen Modelle nachdenken.
Achte vor allem darauf, Dein Stuhl sollte sich in der Sitzhöhe auf fast jede Körpergröße einstellen lassen, das schafft Flexibilität, je nach Sitzposition (vertiefte Arbeit, Anruf, Lesen, usw). Achte außerdem darauf, dass Deine Füße beim Sitzen fest auf dem Boden stehen. Zudem achte auf den Winkel von Ober- und Unterschenkel. Diese sollten zueinander einen Winkel von 90 Grad oder mehr bilden.
Ergonomie im Sitzen: Optimale Haltung
Zur Umrechnung: 1″ entspricht 2,54 cm. Der Abstand zum Bildschirm beträgt 45 – 60 cm. Wichtig ist die Position der Beine um Knie aber auch Rücken auf Dauer zu entlasten.
Der Abstand zum Bildschirm beträgt auch hier 45 – 60 cm.
Ergonomie im Stehen: Optimale Haltung
Arbeitszeiten festlegen
Feste Arbeitszeiten helfen Dir dabei zuhause einen strukturierten Tag aufzubauen. Dabei geht es nicht nur um den Tag an sich, sondern auch um Deine gesamte Woche. Je länger Du von zu Hause aus arbeitest, desto ungenauer wird Dein Zeitgefühl. Morgens 10 Minuten länger schlafen, ein paar Tage später ist es schon eine Stunde und nächste Woche vielleicht schon 2 Stunden.
Dazu noch ein sehr wichtiger Tipp: Du darfst gesundes Essen nicht vergessen, auch im Home Office ist eine reguläre Mittagspause wichtig. So wie Deine Arbeitszeiten solltest Du auch Deinen Pausenplan und vor allem Deine Mittagspause strukturieren.
PC und Software Tipps – Grundlagen
Alle 6 Mitarbeiter unserer Redaktion sind seit zwei Wochen komplett im Home Office. Deshalb haben wir uns schnell auf das fokussiert, was man wirklich braucht! Zu viele Programme können es schnell sehr kompliziert machen miteinander zu arbeiten. Deshalb sind hier unsere ultimativen vier Empfehlungen für Dein Homeoffice und Teamwork. Mit diesen vier Programmen lässt sich 95% der gemeinsamen Arbeit von 95% der Unternehmen erledigen.
- E-Mail wie Thunderbird
- Videocall wie Google Hangout oder Zoom
- Texte und Tabellen mit Google Docs
- Projektmanagement mit Tabelle oder Slack
E-Mail wie Thunderbird
Damit Du Zugriff auf Deine E-Mails hast, kannst Du entweder Online Angebote nutzen, zum Beispiel Gmail oder auch lokale E-Mail-Programme. Hier ist die Verwaltung oft ein wenig schneller. Außerdem braucht man nicht immer Internet, wer zum Beispiel einmal im ICE sitzt und für zwei Stunden keine Verbindung hat, der wird sich freuen all seine Daten auch offline zur Verfügung zu haben. Dazu kommt es zwar selten aber im richtigen Moment spart das viel Frustration!
Mit Thunderbird lassen sich problemlos viele E-Mail Adressen einrichten. Du kannst in Ordnerstrukturen arbeiten und Deine E-Mails werden automatisch mit dem Server synchronisiert. Das E-Mail Programm ist vollkommen kostenlos.
- Gmail – Emails online verwalten
- Thunderbird – Download
Videocall wie Google Hangout oder Zoom
Nachdem die wichtige Kommunikation rund um E-Mails, Kundenanfragen aber auch Projekte geklärt ist, geht es um die interne Teamkommunikation. Und Du brauchst ein Konferenz Tool, mit dem Du ganz einfach kommunizieren kannst. Nicht nur kommunizieren! Natürlich musst Du auch Deinen Bildschirm freigeben können, damit Du zum Beispiel Präsentationen oder auch einzelne Arbeitsschritte erklären kannst. Genau dafür haben wir zwei Empfehlungen für Dich.
Google Hangout – Google Hangout ist kostenlos. Noch viel besser: Die Teilnehmer müssen sich nicht einmal eine eigene Software herunterladen, um an dem Video Call teilzunehmen. Das macht Google Hangout zu einem wirklich unschlagbaren Tool für die gemeinsame Zusammenarbeit im Homeoffice.
Tipp! Zoom – spätestens nach dem hundertsten Video Call und den ständig gleichen Hintergründen, ist man auf der Suche nach etwas Neuem und da ist plötzlich Zoom. Mit diesem Video Konferenz Tool, das bis zu 100 Teilnehmern ebenfalls kostenlos ist, kannst Du nicht nur eine Video Konferenz leiten oder daran teilnehmen. Du kannst Deinen Bildschirm teilen und jetzt kommt das absolute Highlight: Du kannst Dir Hintergründe auswählen! Die Golden Gate Bridge in San Francisco, Shibuya in Tokio oder auch das Strandparadies. So wird jede Video Konferenz zu etwas Besonderem!
- Zoom – Download
Texte mit Google Docs
Wenn Du mit anderen Teammitgliedern gemeinsam in Dokumenten arbeiten willst, dann solltest Du Dir unbedingt Google Docs anschauen. Zum einen hast Du hier wie bei fast allen Google-Produkten den unschlagbaren Vorteil, dass es kostenlos ist. Außerdem werden alle Arbeiten synchron durchgeführt, was bedeutet, dass Du mit Deinem Kollegen gemeinsam in Dokumenten arbeiten kannst.
Projektmanagement mit Tabelle oder Slack
Wer kennt sie nicht, die gute alte Excel Tabelle? Und dabei gibt es mittlerweile wesentlich smartere Lösungen für die gemeinsame Arbeit in einer Tabelle. Unsere große Empfehlung ist hier Google Sheets. Damit kannst Du ganz einfach komplexe Tabellen erstellen, kostenlos und synchronisiert mit allen Teammitgliedern, denen Du die Tabelle freigegeben hast.
Wer ein Tool für das eigene Projektmanagement braucht, für den gibt es viele Alternativen. Eines dieser Projektmanagement Tools ist zum Beispiel Slack.
Steuern und Löhne mit Lexware
Mit der richtigen Buchhaltungssoftware kannst Du für Deine Firma extrem viel Zeit sparen. Durch die klar strukturierten Abläufe hinter der Buchungssoftware sind Deine Mitarbeiter deutlich schneller in allen Bereichen der Buchhaltung. Von der Auftragserstellung über Rechnungen, Stornierungen, Umsatzsteuervoranmeldungen, aber auch der Gewinnermittlungen, Steuererklärung und Jahresabschluss. Lerne hier die Grundlagen von Lexware Buchhalter.
In diesem kostenlosen Ratgeber im Blog lernst Du Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und vieles mehr:
- buchhalter: Buchhaltung, Kontorahmen, …
- faktura+auftrag: Rechnung, Bestellungen, …
- lohn+gehalt: Mitarbeiter, Krankenkasse, …
- warenwirtschaft: Aufträge, Lieferanten …
Tipp! Hier findest Du das Video zu: Steuerberater in der Nähe auswählen
Geschäftsidee: Finden, prüfen und festhalten
Du hast eine eigene Geschäftsidee oder willst eine für Dich passende Geschäftsidee finden und zu einem Business von zuhause aus weiterentwickeln? Ein gutes Tool für Geschäftsideen ist der Lean Canvas. Mit dem Lean Canvas kannst Du Deine Geschäftsideen ganz einfach skizzieren und so schnell für Dritte verständlich machen. Zusätzlich denkst Du selbst über alle Prozess und Verbindungen zwischen den Elementen (die Du gleich kennen lernen wirst) nach. Mit Hilfe des Lean Canvas erstellst Du also einen einfachen, umsetzbaren und unternehmerisch orientierten Geschäftsplan. Er konzentriert sich auf Probleme, Lösungen, Schlüsselkennzahlen und Wettbewerbsvorteile.
Unternehmer-Handbuch zur Krisenbewältigung
Krisen Survival Package – Das Unternehmer-Handbuch zur Krisenbewältigung. Lerne mit dem Krisen Survival Package wie Du Dein Unternehmen geschickt durch die Krise leitest. Das richtige Mindset als Fels in der Brandung, Liquiditätssicherung und konkrete Checklisten. Natürlich auch akute Unterstützung durch Rechtliches wie Kurzarbeit, Musterbriefe und Ansprechpartner.
- Alle (auch die kaum bekannten) Möglichkeiten Deine Liquidität zu sichern
- Alle (auch die unbekannten) Fördermöglichkeiten von Bund und Ländern
- Tipps zu Homeoffice, Digitalisierung und hilfreiche Tools
- Rechtliches: Kurzarbeit, Musterbriefe, Ansprechpartner
- Wie Du durch das richtige Mindset zum Fels in der Brandung wirst
- 7 konkrete Situation Checklisten & alle wichtigen Links
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