Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung? – Eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen ist einfacher als Du denkst: Alex hat ein Muster vorbereitet und erklärt Dir die Vorgehensweise, wie man eine Nebenkostenabrechnung macht. Mit ein wenig Übung ist das eine Sache von weniger als einer halben Stunde.
Du bist gerade im Flugzeug, im ICE oder kurz vor dem nächsten Meeting, aber hast keine Kopfhörer dabei? Unter meinem Video findest Du ein ausführliches Transkript mit allen Tipps zum Thema Nebenkostenabrechnung erstellen.
Nebenkostenabrechnung: Muster und Vorgehensweise
Wie erstelle ich eine Nebenkostenabrechnung?
Alles zum Thema: Wie mache ich eigentlich eine Nebenkostenabrechnung?
Hier werden Dir folgende Fragen beantwortet:
- Wie erstelle ich die Nebenkostenabrechnung?
- Woher bekomme ich die entsprechenden Belege?
- Worauf muss ich sonst noch achten?
Einfaches Prinzip
Vom Prinzip her ist es überhaupt nicht schwierig, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Angenommen der Mieter zahlt 100 Euro monatlichen an Nebenkosten. Die 1. Aktion, die Du als Vermieter dann durchführst, ist einfach die Nebenkosten-Vorauszahlungen des Mieters zusammenzurechnen. Das heißt also 100 Euro bei 12 Monaten macht 1200 Euro. Diese hat der Mieter ja schon bezahlt. Das ist der erste Wert, den Du brauchst, ganz leicht. Dafür gibt es auch Tabellen beziehungsweise Vorlagen. Eine beispielhafte Vorlage für eine Nebenkostenabrechnung findest Du unter dem Video.
100 EUR x 12 Monate = 1.200 EUR Vorauszahlung
Umlagefähige Nebenkosten
Im 2. Schritt bekommst Du einfach zusammengezählt, wie viele umlagefähige Nebenkosten es gibt. Da gibt es 2 Möglichkeiten: Entweder du bist ist in einer WG, also einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Dann bekommst vom Hausverwalter die Hausgeldabrechnung und auf dieser steht aufgelistet, wie viel umlagefähigen Nebenkosten vorhanden sind, bezogen auf ein Kalenderjahr. Angenommen Du bist seid nicht in einer WG, sondern hast zum Beispiel ein Einfamilienhaus, das vermietet ist, dann würden Dir einfach sämtliche Kosten zusammenzählt.
Vom Prinzip ist es so, dass bei modernen Mietverträgen eigentlich alle Kosten auf den Mieter umlegbar sind, außer Hausverwaltung, Rechtsanwaltskosten, Kosten für Instandhaltung, Tilgung (weil Tilgung ist Euer eigenes Absparen), Reparaturen und Bankgebühren. Dazu gibt es auch noch mal extra Video. Da geht es um alles, was mit dem Erhalt der Mietsache zu tun hat. Kurz und knapp zusammengefasst: Alle Kosten, die für das Bestehen der Mietsache sind, kannst Du nicht auf den Mieter umrechnen.
So erstellst Du eine Nebenkostenabrechnung:
- umlagefähige Nebenkosten zusammenzählen
- Hausgeldabrechnung vom Verwalter
- fast alle Kosten auf Mieter umlegbar
- außer Kosten für Erhalt der Mietsache
Bei Bedarf: Anpassung
Angenommen die umlagefähigen Nebenkosten sind insgesamt 1500 Euro für das vergangene Jahr. Dein Mieter hat 1200 Euro vorausgezahlt. In der Nebenkostenabrechnung wird alles aufgelistet: Oben steht wie viel vorausgezahlt wurde, dann die Gesamtsumme und daraus ergibt sich eine Differenz. In unserem Beispiel wären das 300 Euro. Im letzten Schritt würdest Du Deinem Mieter dann in der gleichen Nebenkostenabrechnung auffordern, das eine neue Nebenkosten-Vorauszahlung zu leisten. Das müssen jetzt in unserem Beispiel keine 100 Euro mehr sein, sondern 25 Euro mehr. Damit wären dann die 1500 Euro für die Zukunft gleich komplett abgedeckt. Das nennt man dann die Anpassung der Nebenkosten-Vorauszahlung. Auch das siehst Du in der Musterabrechnung.
1.500 EUR umlagefähige Nebenkosten – 1.200 EUR Vorauszahlung = 300 EUR noch offen
Tipps, Tricks &Regelungen
Nun noch ein paar wichtige Informationen, die Du zu diesem Thema wissen solltest. Du darfst eine Nebenkostenabrechnung nur anhand der Hausgeldabrechnung des Verwalters machen, nicht anhand des Wirtschaftsplanes. Der Wirtschaftsplan ist eine Planung des Hausverwalters, die darstellt, wie sich die Kosten wahrscheinlich entwickeln werden. Du darfst aber nur auf “ist” abrechnen, sprich auf dem, was tatsächlich verbraucht wurde.
Eine weitere Regelung: Angenommen, das Jahr 2019 ist abgelaufen und Du möchtest die Nebenkostenabrechnung für 2019 machen, dann muss diese bis spätestens 31.12.2020, also immer dem 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter eingegangen sein. Sollte das nicht der Fall sein, kann der Mieter die Zahlung verweigern. Das ist höchste richterliche Gesetzsprechung. Sollte der Mieter jedoch etwas zurückbekommen, hat er weiterhin Anspruch drauf. Du siehst, es ist ganz wichtig die Nebenkostenabrechnung immer bis zum 31.12 des Folgejahres wirklich durchzuführen. Die Hausgeldabrechnung vom Hausverwalter bekommst Du üblicherweise im März des Folgejahres. Teilweise, je nachdem wie gut oder schlecht er organisiert ist, auch später. Aber normalerweise solltest Du die Abrechnung vom Verwalter bis Mitte des Jahres haben.
Darauf unbedingt achten:
- nur anhand der Hausgeldabrechnung
- nicht anhand des Wirtschaftsplans
- immer bis 31.12. des Folgejahres
- Hausgeldabrechnung normalerweise Mitte März
Das Einzige, was sonst noch unplanmäßig passieren kann: Der Mieter ist im Mieterverein und ihm erscheinen die Kosten ziemlich hoch, dann kann er verlangen, dass ihm die Belege für diese Nebenkostenabrechnung ausgehändigt werden. Du hast aber das Recht, dem Mieter jede Kopie eines Beleges mit 50 Cent in Rechnung zu stellen. Diese Belege würdest Du dann auch entsprechend beim Hausverwalter bekommen.
Überlegung wert: Haus- & Grundbesitzerverein
Ein letzter Tipp: Es ist es sehr empfehlenswert, Mitglied im Haus- & Grundbesitzerverein zu werden. Dieser hat einen Jahresbeitrag zwischen 30 und 60 Euro und dort hast Du dann Anspruch auf kostenlos telefonische Beratung beziehungsweise auch persönliche Beratung, sollte es mal Schwierigkeiten mit der Nebenkostenabrechnung oder auch mit Mietverträgen etc. geben. Auch hierzu findet Du einen Link zum Haus- und Grundbesitzerverein Düsseldorf unter dem Video.
