Immobilien-Risiken: Verwalter und Servicegesellschaften (sowie Mietverwaltung, WEG-Verwaltung)

Gerade die Wahl der richtigen Servicedienstleister kann langfristig den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Gerade in Hausverwaltungen (sowohl Mietverwaltung als auch WEG-Verwaltung) und eventuellen Mietgarantie-Gebern können aber erhebliche Risiken liegen. Worauf es hier zu achten gilt und wie man hier die echten “Perlen” von den “Kröten” trennen kann, erfährst Du im Video.

Du bist gerade im Flugzeug, im ICE oder kurz vor dem nächsten Meeting, aber hast keine Kopfhörer dabei? Unter meinem Video findest Du ein ausführliches Transkript mit allen Risiken und Tipps zum Thema Mietverwalter und Servicegesellschaften.

Immobilien-Risiken: Verwalter und Servicegesellschaften

Miet-/ Verwalter und Servicegesellschaften

Heutiges Thema: Risiken bei Verwaltern und Servicegesellschaften

Wovon sprechen wir dabei? Wir sprechen einerseits von WEG Verwaltern, das sind die Verwalter der Eigentümer. Also wenn es beispielsweise ein Mehrfamilienhaus mit Eigentumswohnungen gibt, dann gibt es dort einen WEG Verwalter, der die Eigentümer verwaltet. Dann sprechen wir von Mietverwaltern, die zum Beispiel die Mieter verwalten. Als Beispiel: Du hast eine Eigentumswohnung, dann hast Du meistens zwei Verwalter: einen WEG Verwalter, der verwaltet Dich als Eigentümer, bzw. repräsentiert Dich und die anderen Eigentümer gegenüber den Stadtwerken und gegenüber dem Staat, und so weiter. Das ist gesetzlich vorgeschrieben. Dazu kann man zum Beispiel den Mietverwalter noch dazu wählen, also die Mietverwaltung. Dieser Mietverwalter würde dann praktisch den Mieter verwalten. Vereinfacht gesagt kann man sagen: der WEG Verwalter endet vor der Haustür der jeweiligen Mietwohnung, und der Mietverwalter kümmert sich um alles, was hinter der Haustür stattfindet.

  • WEG Verwalter verwaltet Eigentümer, repräsentiert ihn gegenüber den Stadtwerken, dem Staat usw.
  • Mietverwalter ist für Mieter und deren Belange zuständig

Was wären Servicegesellschaften? Das wären zum Beispiel Mietgarantiegesellschaften, bzw. Mietpools. Auf Mietgarantiegesellschaft und Mietpools gehe ich in einem getrennten Betrag ein.

Begriffsklärung & Risiken: Was der Mietverwalter mitbringen sollte

Hier beschäftigen wir uns zunächst mit den zwei Formen der Verwalter. Vielleicht noch ein Wort zum Mietverwalter: Der nennt sich auch SEV-Verwalter, heißt so viel wie Sonder-Eigentums-Verwalter. Vereinfacht gesagt repräsentiert er Dich als Vermieter gegenüber dem Mieter. Er macht mit dem Mieter die Nebenkostenabrechnungen, ist Ansprechpartner wenn der Wasserhahn tropft, und er würde dafür sorgen, dass die Neuvermietung stattfindet, meistens gegen eine zusätzliche Gebühr. Er würde eventuelle Renovierungen der Wohnung veranlassen, wenn es nötig ist, und so weiter. Das wären also alles Sachen, die der SEV- oder Mietverwalter machen würde, er repräsentiert Dich.

Die Risiken hierbei gehen weniger um das Thema Geld, sondern mehr um das Thema zusätzlicher Stress und zusätzliche Zeit. Und nachdem Zeit auch Geld ist, kostet es dann praktisch durch die Hintertür auch Geld.
Bei der Auswahl der Verwalter solltest Du auf Referenzen achten, bzw. auf Empfehlungen. Ich habe z.B. schon Verwalter gesehen, die die Mietverwaltung per Excel Tabellen machen. Das heißt also, sie tragen die Mietzahlungen in Excel-Tabellen ein und rechnen sie dann aus. Das macht man heutzutage so nicht mehr, da gibt es professionelle Programme für, die dann auch gleich die Nebenkostenabrechnung und verschiedene andere Sachen machen. Also hier darauf achten, dass ihr es wirklich mit einem Profi zu tun habt.

Achte bei der Wahl des Mietverwalters auf Referenzen/ Empfehlungen!

Ich sage Dir jetzt hier einfach mal ein paar Kriterien, das heißt Du solltest professionell aufgestellt sein. Des weiteren ist ganz wichtig, dass es ein Verwalter ist, den man nicht zum Jagen tragen muss. Also sprich dem man immer hinterher rufen muss: „Hallo, ist es jetzt erledigt, was ist da los?“.  Außerdem sollte er immer selbstbestimmt, und von sich aus Feedback geben. Wenn Du nie weißt, ob die Sachen jetzt erledigt oder vergessen wurden, ist das anstrengend. Einen guten Verwalter erkennst Du daran, dass er unaufgefordert Feedback gibt, Sachen erledigt und meldet.

Ein guter Verwalter arbeitet selbstbestimmt und gibt von sich aus regelmäßig Feedback/ Updates

Was auch viele Verwalter machen: Sie schieben die Verantwortung weiter. Er soll ja Dich repräsentieren, der Verwalter ist praktisch ein Repräsentant von Dir, und wenn er jedes Mal die Verantwortung auf Dich abschiebt, also sprich sagt: „Was soll ich denn jetzt tun, was ist der nächste Schritt, ist das so ok“, das geht so nicht. Stattdessen muss er einen konkreten Lösungsvorschlag machen und sagen: „Okay so und so, wenn das meine Wohnung wäre, dann würde ich das so und so entscheiden.“ Er kann Dir natürlich die Wahl lassen, und lässt es sich durch Dich genehmigen, aber er macht einen konkreten Lösungsvorschlag und gibt nicht Dir das Problem.

Dann gibt es natürlich auch noch Verwalter, die nach dem Prinzip Helmut Kohl arbeiten: Das heißt Du rufst dort an und sie sitzen es einfach aus. Sie ignorieren es einfach und machen nichts, und wenn Du noch mal anrufst, dann sagen sie: „ja wir kümmern uns drum“, und machen dann auch wieder nichts. Sie hoffen es durch Aussitzen hinzukriegen, das heißt lange genug ignorieren, damit der Kunde irgendwann keinen Bock mehr hat.
Wenn Du also nach Empfehlungen nach Verwaltern fragst, frage konkret nach diesen Sachen, die ich Dir hier aufliste. Das ist wirklich sehr, sehr wichtig. Wenn Du dort einen gefunden hast, dann ist der Gold wert, weil das sorgt wirklich dafür, dass Du keinen Ärger hast und alles ganz easy abläuft.

Lass Dich nicht über Tisch ziehen: versteckter Kickback, Provisionen etc.

Außerdem sollte man auch auf eine Sache achten: Manche Verwalter sind auch ein bisschen unehrlich. Ein Trick zum Beispiel, wie sich die Verwalter ein bisschen auf deine Kosten die Taschen vollmachen können, ist Kickback durch Handwerkerrechnungen. Sprich der Verwalter vereinbart mit dem Handwerker eine Provision. Das heißt der Handwerker würde euch normal eine Rechnung über 1.000 Euro stellen, stattdessen stellt er euch eine für 1.100 Euro und die 100 Euro fließen dann zum Verwalter. Das nennt sich versteckter Kickback. Und versteckte Provisionen sind genau genommen auch nicht wirklich legal, wird aber hier oder da gemacht.

Teilweise gibt es auch Versicherungen, die sogar eine Verwaltungsgebühr an den Verwalter bezahlen. Das heißt also: Wenn der Verwalter jetzt zum Beispiel WEG Verwalter ist, und hat da eine Versicherung, dann gibt es welche, die zahlen Servicegebühren an den Verwalter – was nichts anderes ist als eine versteckte Provision – und das zahlt natürlich im Endeffekt der Kunde. Also auch gerade bei dem Thema Handwerkerrechnungen bisschen darauf achten und ein bisschen vergleichen, dass der Verwalter euch keine Kickbacks unterjubelt.

Versteckte Kickbacks, zu hohe Handwerkerrechnungen oder Versicherungsprovisionen müssen vermieden werden!

Risiko Nebenkosten: sollten niedrig gehalten und rechtzeitig bezahlt werden

Ein dämlicher Verwalter kann natürlich auch ins Geld gehen, weil wenn er zum Beispiel nicht darauf achtet, dass die Nebenkosten niedrig gehalten werden (also günstige Versicherungsprämien, günstige Stromanbieter, günstige Gaslieferanten), dann bedeutet es natürlich, dass die Nebenkosten höher sind. Das geht gewissermaßen zu Lasten der Nettomiete, weil die Mieter bereit sind, eine Gesamtmiete zu bezahlen, und er schaut sich gar nicht so sehr die Kaltmiete an, sondern einfach: was kostet mich das gesamt. Und je höher die Nebenkosten sind, desto mehr wirkt sich das auf Deine Kaltmiete aus, die für Dein Investment wichtig ist.

Teuer werden kann es auch, wenn der Verwalter es, verpennt die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zu machen. Per Mietgesetz bist Du als Vermieter verpflichtet, spätestens ein Jahr nach dem Ablauf der Periode (üblicherweise ist es, wenn am 31. 12. 2014 das Jahr rum war, musst Du bis 31. 12 .2015 die Abrechnung für den Mieter gemacht haben). Machst Du sie nicht, passiert Folgendes und das ist sehr unangenehm: Wenn der Mieter eine Nachzahlung bekäme, muss er sie nicht mehr bezahlen. Bekommt der Mieter dagegen eine Rückzahlung, bist Du immer noch verpflichtet sie ihm auszuzahlen. Das hat der Gesetzgeber damals gemacht, um praktisch die Eigentümer dazu zu verpflichten, schnell und ordentlich abzurechnen, weil es dann nämlich weh tut und unangenehm ist.

Nebenkostenabrechnungen müssen rechtzeitig bezahlt werden, sonst wird es unangenehm!

Wenn Du jetzt also einen doofen Verwalter hast, beziehungsweise einen unorganisierten oder überlasteten Verwalter, oder einen desinteressierten, dann kann das ganz schön ins Geld gehen, wenn Du Nachforderungen hast. Denn wenn der Mietverwalter, der der Dich gegenüber dem Mieter abrechnet, die Nebenkostenabrechnung zu spät macht, dann kann es unangenehm werden, weil Du das Geld nicht mehr siehst. Oder – und das passiert vor allem bei schlampigen Verwaltern – dass sie Rechtsfristen verpennen.

Das heißt sie kriegen irgendwie ein Gebührenbescheid, gegen den sie Einspruch einlegen müssen oder was auch immer, deswegen verpennen sie dann irgendwelche Fristen, und das führt dann dazu, dass es für Dich teurer wird. Genau genommen kannst Du natürlich nach § 823 BGB (das ist der Verschuldenshaftungs-Paragraf) den Verwalter in die Pflicht nehmen und von ihm Geld fordern, die meisten sind auch haftpflichtversichert (darauf würde ich auch achten, Nachweis der Haftpflichtversicherung), aber nichtsdestotrotz ist es ja nur unnötiger Ärger.

Wenn der Verwalter schlecht ist, dann kriegt das Objekt auch einen schlechten Ruf. Das ist also, was ganz unangenehm ist. Das führt nämlich dazu, dass deine Kaufpreise nicht so steigen, wie sie steigen könnten, und Du auch nicht die Mieten nehmen kannst, wie Du sie vielleicht nehmen könntest, weil das Objekt selber einen mittelmäßigen bzw. schlechten Ruf hat.

Mietverwalter beeinflussen den Ruf und damit den Wert Deiner Immobilie

Wie Du an einen guten Verwalter kommst: Ruf, Empfehlungen & Erfahrene Immobilienbesitzer fragen

Wie kommt man jetzt also idealerweise an einen guten Verwalter? Als erstes: Man fragt Leute, die schon länger mit demjenigen arbeiten, und fragt erfolgreiche Investoren: „Hallo, mit wem arbeitest Du denn?“. Die sprechen dann gerne auch Empfehlungen aus, und die haben auch entsprechende Erfahrung. Auf jeden Fall auch mal nachfragen, wie lange man schon bei dem ist.

Auch ein Fehler, den viele Investoren machen ist, dass sie versuchen, den Mietverwalter auf billigstes Geld runter zu drücken. Ich habe mal nachgerechnet, dass ein Mietverwalter nur profitabel arbeiten kann, wenn er zwischen 15 und 17 Euro netto verlangt, also für die Mietverwaltung. Wenn er das nicht macht, zahlt er genau genommen langfristig drauf. Wenn ihr ihn also unter diesen Wert drückt, führt das dazu, dass er irgendwann keine Lust mehr hat wenn er nachrechnet bzw. das sich für ihn einfach auch nicht rechnet, und er dann nur Auszubildende oder Aushilfen auf den Job ansetzt. Ich persönlich mache das immer so: Ich zahle lieber ein bisschen mehr, verlange dann aber auch absolute top Arbeit und Top-Service.

Drücke den Preis Deines Verwalters nicht zu sehr, bezahle ihn entsprechend gut

In der Praxis passiert bei Haus- und Mietverwaltern oft Folgendes: Sie machen einen guten oder sogar einen sehr guten Job, und auf einmal kriegen sie 500.000 Einheiten rein. Dann stellen sie neue Leute ein, und diese neuen Leute haben das nicht im Griff bzw. sind zu doof oder kennen sich nicht wirklich aus, sind nicht ordentlich ausgebildet worden, und dann beginnt das Chaos. Deswegen auch so nicht immer alle Wohnungen nur an einen Verwalter geben, sondern am besten zwei oder drei haben. Sobald einer schlecht wird, durch einen neuen ersetzen, sodass Du immer auch einen Verwalter auf Vorrat hast, falls irgendwie einer gerade überlastet wird, sodass Du schnell wechseln kannst. Also nicht alles auf eine Karte setzen.

Habe mehr als einen Verwalter für Deine Immobilien, und immer einen „auf Vorrat“

ISO-zertifizierte Mietverwalter

Ein ganz wichtiger Tipp wäre ein ISO-zertifizierter Verwalter, davon gibt es allerdings nur sehr wenige. ISO ist ein Qualitätsmaßstab, da muss man sich zertifizieren lassen. Es wird zum Beispiel vom TÜV zertifiziert, und das besagt, dass man für alle Prozesse und Abläufe ein Handbuch hat, und dass sämtliche Prozesse im Unternehmen dokumentiert sind. Das heißt es besteht kein Schlüsselpersonen-Risiko, das hilft also auch gegen vorbeschriebene Überlastung. Wenn so ein ISO-zertifizierter Verwalter zum Beispiel 1.000 Einheiten reinbekäme, könnte er relativ schnell neue Leute einstellen, weil er hätte ein Handbuch (meistens in digitaler Form), in dem sie nachschlagen können, “ Ah, Kündigung kommt rein, was muss ich machen, ah Mustertext, ah wenn das, dann das“, usw. Das sind eben die Sachen, die ein ISO-zertifizierter Verwalter hat, sodass er auch bei Überlastung immer entsprechend schnell Leute ausbilden kann und es dort Standardprozesse inklusive Qualitätsmanagement gibt.

ISO-zertifizierte Mietverwalter stehen für Standardprozesse, Qualitätsmanagement und Belastbarkeit

ISO-zertifiziert sind aber unter 1% der Verwalter, ich persönlich arbeite mit der Admino GmbH, die sind auch zertifiziert, die kannst Du ja mal googlen. Außerdem kann ich Dir nur empfehlen: Hol Dir Referenzen die sprechen können, also sprich Leute, die mit denjenigen schon länger arbeiten, und schau Dir ein paar Objekte von denen live an. Ist dort der Rasen ordentlich, sind die Außenanlagen schön, fliegen dort die Zeitungen im Hausflur rum, ist dort geputzt, etc. Schau es Dir wirklich an und lass Dir Referenzen zeigen.

Jetzt kommt der letzte und wichtigste Tipp: der Verwalter sollte nahe am Objekt sein. Alle Leute, die ich kenne, die Ärger mit dem Verwalter haben, haben fast immer eins gemeinsam: der Verwalter ist zu weit weg oder sie haben einen zentralen Verwalter, und haben Objekt in Essen, in Düsseldorf und in Bochum. Alle über diesen einen Verwalter verwalten, das funktioniert nicht. Ein Verwalter muss nah dran sein, muss schnell mal vorbeifahren können, muss was in Ordnung bringen können, muss auch unangemeldete Besuche machen können, und das macht natürlich kein Verwalter, wenn er 50/60 Kilometer entfernt ist. Also lieber einen Verwalter vor Ort und davon mehrere – wenn Du unterschiedliche Objekte an unterschiedlichen Standorten hast – als einen zentralen Verwalter. Das waren meine wichtigsten Tipps und Tricks zum Thema Verwaltung, Mietverwaltung, WEG Verwaltung, ich hoffe ich konnte damit helfen.

Dein Verwalter sollte möglichst nah am Objekt wohnen / sein Büro haben!

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